医療福祉センターきずなは、重度の知的障害と肢体不自由を併せ持つ重症心身障害児（者）に支援を提供する施設です。医療法上の病院であり、かつ児童福祉法上の児童福祉施設としての業務を担っています。業務では紙カルテを使っていたため、業務の効率化とその保管が早急に対処すべき課題となっていました。

　「国ではICT化が推進されています。また、カルテの保管期間は医療法では5年ですが、入所者を生涯にわたって支援し続ける当センターでは、医師の判断により基本的に廃棄していません。そのため開設以来の18年間、入所者の全カルテが保管され続けていて、文書庫のスペースがなくなりつつあったのです」と、事務局長の筧一義氏は問題点を説明します。

　蓄積されているカルテが膨大な数となるため、必要な記録を見つけ出すにもかなりな時間がかかります。また日々の勤務終了後の記録も手書きのため手間がかかる。電子化を進める国の動きや、紙カルテに馴染みがない看護師の入職が増えてきていることもあり、電子カルテの導入は喫緊の課題となっていました。

　契約からシステム稼働まで約5カ月、この間にオプテージサイドで注力したのは紙からデータへのスムーズな移行です。既存の書面を基にしたデータの基本的な入力フォーマット作成はもとより、データ入力までをオプテージが請け負っています。

　「電子カルテ導入については、他の施設からも色々と話を聞いていました。どこも同じように苦労したと話していたのが、データ移行にかかる手間です。ところがオプテージさんの場合、データ入力まで対応してもらえたので、こちらの手間はほとんどかかりませんでした。看護部長もまったく混乱なく導入できて驚いたと話していたほどです」と、語るのは事務管理部の道端富美子氏です。

　重心施設用に開発されたシステムとはいえ、実際の運用となると各施設の実態に合わせたきめ細かな調整が必要です。そのためオプテージではプログラミングの早い段階でカスタマイズ対応を済ませた後に、使い方の研修も徹底するなどきめ細かくサポートしています。