中小企業の「ひとり情シス」はもうダウン寸前！この超多忙をどう打開すればいいの？

コロナ禍でテレワークを導入する中小企業が急増

コロナ禍により企業を取り巻く経営環境は一変。東京商工会議所が会員12,555社に向けて5月に行った「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」によると、従業員300人未満の中小企業のテレワーク実施率は61％に達している。

前回3月調査時の21％から、わずか数カ月で約3倍となっており、多くの企業がテレワークの導入に懸命に取り組んできたことがわかる。

いまや中小企業といえども、テレワーク抜きでは立ち行かない状況が浮き彫りとなっているのだ。

中小企業でもIT資産の管理業務は増える一方

事業所においてテレワークを推進するには、ICT環境の整備、ルールの整備、セキュリティ対策といった課題を克服していく必要があり、その責務は情報システム担当者に重くのしかかる。

中でもとりわけ重要になるのがセキュリティの強化だ。PCの社外持ち出しが日常的に行われるようになると、アプリケーションやセキュリティソフトの状態を最新に保つために、更新プログラムやパッチ当てを日々行う必要があるが、情報システム部門が手薄な中小企業ではそこまでこまめに手が回らない。

また、それ以前に、中小企業の情報システム担当者には、社内の多数のIT機器管理と、それらにインストールされているOSやソフトウエアのライセンス管理といった、煩雑な「IT資産管理」業務が山積している。現在では、PCや周辺機器のみならず、スマートフォンやタブレットなどの無線端末も含まれてくるため、その業務量は一昔前とは比べものにならないほど膨大だ。

中小企業の「ひとり情シス」はタスクに追われる日々

そもそも中小企業の場合、情報システム部門そのものが存在せず、ITに詳しいスタッフがひとりで担当している「ひとり情シス」のケースが少なくない。増え続けるIT機器を見逃すことなく、ExcelでIT資産管理台帳をつくって棚卸に備え、ソフトのアップデートなど時間のかかるメンテナンスを手作業で行っているのが「ひとり情シス」の実態だ。

ただでさえ膨大なIT機器管理業務に加え、コロナ禍の現在、テレワーク初心者の従業員に指導するトレーナー役まで担わされ、ダウン寸前の「ひとり情シス」が、日本中の中小企業に潜在しているのが実情である。そういった「ひとり情シス」に「IT資産管理」は荷の重い任務である。

（図1：ひとり情シスには荷が重すぎるIT資産管理）

「ひとり情シス」の負担を一気に解消する、リモート管理

そんな「ひとり情シス」受難時代に、にわかに脚光を浴びているのが「IT管理ツール」だ。社内のIT機器にエージェントプログラムをインストールしておけば、管理サーバーやクラウド上で一元的にリモート管理ができるもので、「ひとり情シス」の手作業や台帳管理に要する時間と労力を一気に解消してくれる優れたツールだ。

一昔前なら「IT管理ツール」は、中小企業には利用しづらい高額なサービスだったが、ITベンダーとパッケージソフトが充実した現在では、気軽に手が届くレベルになっている。人件費よりも安価なコストで、「ひとり情シス」の負担を一挙に軽減でき、PC端末上で社内の機器をすべてリモート管理できるため、スタッフをひとり増強するよりも、費用対効果は圧倒的に高い。

「IT管理ツール」導入による3つの効果

中小企業が「IT管理ツール」を導入すると、主に3つの効果が得られる。

（図2：IT資産管理ツールの導入メリット）

＜メリット1＞IT資産の可視化・一元管理

保守管理担当者のPC端末からネットワークを介して、社内に存在するすべてのIT機器やOA機器にアクセスできるため、稼働状況やライセンス管理が一元管理できる。ネット経由のリアルタイム作業であるため、手作業による人為的ミスが減少し、厳格な管理ができるのもメリット。IT資産の一元管理が可能になれば、オーバーワーク気味の情シスの負担を大幅に減らせるため、業務効率も大幅にアップする。

＜メリット2＞IT資産コストの最適化

社内で運用するIT機器台数が二桁を超え始めると、それぞれの機器がどこでどのように使われているのか、ひとりでは把握しきれなくなり、余っているPCやソフトウエアライセンスがあるにもかかわらず、新たに製品を購入してしまうといった、無駄な「隠れIT資産」が増えていくことになる。
その点、「IT資産管理ツール」を導入すれば、IT機器やライセンスの使用状況が一目瞭然になるため、余っているPCやソフトウエアライセンスを必要な部署へ再割り当てする手配ができ、無駄な機器やライセンスの購入が防げる。端末機器やライセンスの更新時期も予測できるため、計画的な予算編成が可能となり、IT資産に対する投資コストはつねに最適な状態が保てる。

＜メリット3＞ソフトウエアの一斉配布・更新によるセキュリティ強化

ひとり情シスが1台ずつ手作業で行っていたソフトウエアのアップグレードも、IT資産管理ツールを利用すれば、更新が必要な機器を自動で特定し、リモートで一斉にアップデートできるため、負担軽減と作業効率アップが達成される。動作の不安定な機器やサポート切れのソフトを使っている端末なども特定できるため、セキュリティの強化にもつながる。日々更新されるセキュリティソフトは、ファイル配布機能を使えば迅速に対処でき、つねにセキュアな状態が保てる。

中小企業の「IT管理ツール」導入事例

このように、「IT管理ツール」の導入メリットは、「ひとり情シス」問題で悩んでいる中小企業にうってつけのものだ。それでは実際に、同ツールを導入して効果を上げている中小企業の具体例をご紹介しよう。

◎リアルタイムな更新管理が棚卸も省力化＜建設・不動産系企業＞

Excelを使って、PCやOA機器、ソフトウエアライセンスなどのIT資産を管理していたが、総数が100台を越え始めると、機器ごとに違う管理項目や更新作業が必要になり、担当者の作業は目まぐるしく複雑化。管理台帳自体も改編を重ねるうちに、実態にそぐわない不備の多いものとなっていた。
そこで、「IT管理ツール」を試験的に導入してみたところ、社内の全IT資産が一目瞭然となることがわかり、本格導入に踏み切った。導入による効果は絶大で、リモート操作で社内のIT端末をすべてメンテナンスできるようになり、複数必要だった管理要員が、ひとりの管理者に任せられるようになった。また、リアルタイムで最新のIT資産管理台帳が統括できるため、それまで数日がかりで行っていたIT機器の棚卸作業が半日でできるようになり、期末直前に慌てることもなくなった。

◎ソフトウエアライセンスをダイエット＜小売・卸売系企業＞

急増するIT資産の管理が追いつかず、IT資産の適正管理、業務改善による効率化とコスト削減が喫緊の課題となっていた。なかでも、ソフトウエアのライセンス管理が厳密にできておらず、見直しによってコストを最適化することが急務であった。しかし、いざ全社的にライセンスを管理しようとすると、各部署宛にアンケート調査を実施しても正確なデータが収集できず、かといって人海戦術で現状を把握するのは、もっと手間と時間がかかることが判明。「IT管理ツール」の導入に踏み切った。
同ツールの導入後、各部署で利用しているソフトウエアの実態が、定期的かつ正確に自動調査できるようになり、要否の判定が客観的に行えるようになった。不要と判定されたソフトウエアのユーザーライセンスを解除した結果、全社で所有していたライセンス数を4割も削減でき、当初の目的であった「IT資産コストの最適化」は、短時日で達成された。

◎ソフトウエアの配布やアップデートをリモート処理＜組合・団体系企業＞

社内のIT機器が増加していくなか、それまで情報システム担当者が1台ずつ手作業で行っていたソフトウエアの更新やメンテナンス作業が追いつかなくなり、「IT資産管理ツール」の導入を決めた。
同ツールの導入により、更新が必要な機器が自動で特定でき、アップデート作業もツールが代行。パッチファイルやアプリケーションの一斉配布のほか、IT資産管理台帳化、PC操作ログ管理、デバイス制御、リモート操作といった統合的なオペレーションが可能となり、ひとり情シスでも負担なく全社的な管理・メンテナンスができるようになった。
また、日々更新されるセキュリティソフトのアップデートも、リモートで一括管理できるため、機能更新プログラムやパッチ適用はいつも最新。従業員のリモートワークが急増するなか、PCのセキュリティ対策や情報漏えい対策を強化し、つねにセキュアな状態が保てる体制が確立された。

このような種々の導入効果から、「ひとり情シス問題」で悩む中小企業の間で、「IT資産管理ツール」はにわかに脚光を浴びている。コロナ禍でテレワーク導入などの業務が急増し、中小企業の情報システム担当者はダウン寸前のオーバーワークに追い込まれている。システム化できる業務は、人手から解放するのが効率経営の最適解。有能なIT人材を守るためにも、「IT資産管理」はアプリケーションツールでシステム化したいものだ。

◎製品名、会社名等は、各社の商標または登録商標です。