Microsoft 365（旧称 Office 365）で業務効率化を図るには？役立つアプリや具体的な方法を紹介

Microsoft 365とは

「Microsoft 365」とは、Microsoft社が提供するOffice関連製品を月単位もしくは年単位で利用できるクラウドサービスです。以前は「Office 365」という名称でしたが、現在はMicrosoft 365に統合され、より革新的かつ最高水準のセキュリティを備えたソリューションとして親しまれています。

業務効率化にMicrosoft 365を活用するメリット

Microsoft 365は業務効率化におすすめのサービスであり、業務に取り入れることでさまざまなメリットを享受できます。ここからは、Microsoft 365を活用する主なメリットを見ていきましょう。

情報共有を効率化できる

Microsoft 365を活用すれば、効率的に情報を共有できるようになります。Microsoft 365はクラウド上で情報のやりとりができるため、事業所や職種の異なるチームともスムーズに連携できると評判です。
また、顧客管理ツールやナレッジ共有ツールをはじめとする各種ツールとの連携も可能です。必要な情報を共有することで業務効率化が進み、業務の属人化も防げるでしょう。

複数のデバイスで使用できる

Microsoft 365のメリットの一つに、複数のデバイスで使用できることが挙げられます。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでも使用でき、手元にパソコンがない状態でも業務を進めることが可能です。
ただし、利用台数に制限があります。サービスごとにインストール可能台数や同時利用可能台数が決まっている場合があるため、注意しましょう。

徹底したセキュリティ対策が整っている

Microsoft 365は高度なセキュリティを備えており、多要素認証による不正アクセスの防止やデータ転送時の暗号化など、徹底したセキュリティ体制で機密データを守ります。
より安心感のあるセキュリティ対策を講じたい場合は、オプションとしてMicrosoftのサポートを利用するのもおすすめです。

常にアップデートされた最新版を利用できる

買い切り型のサービスの場合、新しい製品を購入しないと最新版を利用できませんが、Microsoft 365は更新型のサブスクリプションサービスのため、ライセンスの契約期間中であれば常にアップデートされた最新版の利用が可能です。

業務効率化に役立つMicrosoft 365のアプリ

ここからは、Microsoft 365の主なアプリをご紹介します。プランに限らず、業務効率化に役立つ代表的なアプリをまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

基本のOfficeアプリ

Microsoft 365が備えている基本のOfficeアプリは、以下の5つです。

• Word（文書作成アプリ）
• Excel（表計算アプリ）
• PowerPoint（スライドアプリ）
• Access（データベース管理アプリ）
• Outlook（メールアプリ）

この5つのOfficeアプリはビジネスシーンでの利用率が高く、業務に必須のアプリといえます。

Microsoft Teams

Microsoft Teams とは、オンライン上で会議や通話ができるコミュニケーションアプリです。チャットやビデオ会議のほか、リアルタイムでの共同作業を実現します。また、Microsoft Teams は、基本のOfficeアプリをはじめとするさまざまなアプリと連携できるため、業務効率化や円滑な情報共有に役立つでしょう。

OneDrive for Business

OneDrive for Businessとは、クラウド上でファイルの保存・編集・共有をおこなえるOneDriveの法人向けアプリです。1ユーザーに対して1TBのストレージが付与され、いつでもどこでもクラウド上に保存されているファイルを利用できます。

SharePoint

SharePointとは、ファイルや情報の共有をメイン機能とするサービスです。掲示板機能を活用して社内掲示板を作成すれば、従業員同士のコミュニケーションが捗るでしょう。
SharePointはOneDriveと混同されがちですが、OneDriveは個人ユーザー向けに設計されています。それに対し、SharePointはチーム全体での情報共有を目的として設計されており、社内で分散する情報を一元管理する「社内ポータル」を作成できるのが特徴です。

OneNote

OneNoteはデジタルノートのことで、紙のノートと同じように自由に書き込んで記録することが可能です。また、複数人でノートを同時入力するなど共同編集ができるため、会議の議事録や共有メモとしても活用できます。タブレットやスマートフォンを用いる場合は、指やスタイラスペンを使った手書き入力にも対応しているのが特徴です。

Planner

Plannerはチームのタスク管理に役立つアプリのことで、一目でタスクの進捗やメンバーの負荷状況を可視化できます。PlannerはとりわけMicrosoft Teamsとの相性がよく、連携させることで業務の効率化が進むうえに、メンバーとのコミュニケーションの強化も可能です。

Microsoft Viva Engage（旧称Yammer）

Microsoft Viva Engageは、従業員コミュニケーションプラットフォームです。Yammerが進化したアプリであり、Teamsとの連携が可能になりました。
また、Yammerに引き続き社内SNSとして活用でき、組織のトップと直接コミュニケーションを図れるリーダーシップコーナーや、必要な知識を共有できるナレッジマネジメントなどの機能が追加されています。

Forms

Formsとは、簡単な操作で入力フォームを作成できるアプリです。さまざまなテンプレートが用意されており、アンケートや問い合わせなどの入力フォームを直感的に作成できます。
また、Formsで作成したフォームの結果は自動的に集計され、すぐに可視化することが可能です。

Stream

Streamとは、ビジネス向けの動画共有アプリです。クラウド上で動画データをアップロード・視聴・共有できるため、会議やプレゼンテーションなどで活用できます。
さらに、Streamはライブ配信にも対応しており、Formsと連携させれば投票やアンケートをとることも可能です。

業務効率化を叶えるMicrosoft 365の活用方法

Microsoft 365にはさまざまな便利な機能がありますが、具体的にどのように使えば業務効率化を叶えられるのでしょうか。
ここからは、業務効率化を実現するMicrosoft 365の活用方法をご紹介します。

Web会議に使用する

Microsoft 365には、Web会議に役立つアプリを豊富に備えています。Microsoft Teamsとほかのアプリを連携させれば、Web会議中にファイルを共有して共同編集したり、アンケートをとったりすることも可能です。Web会議であっても活発なコミュニケーションを実現でき、これまで以上に会議をスムーズに進められることは間違いないでしょう。
また、Microsoft 365はパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットとも連携できるため、出張先や研修先にいてもWeb会議に参加できます。もちろん自宅からも参加できるため、リモートワークにも活用できるでしょう。

社内向けのSNSを始める

Microsoft 365を活用して業務効率化を図る場合、積極的に使用したいのがMicrosoft Viva Engageです。Microsoft Viva Engageは社内向けのSNSとして活用でき、プロジェクトリーダーと直接意見を交換したり、ほかの従業員へ気軽に質問したりといったことができます。
また、Microsoft Viva Engage をTeamsと連携することで、複数の相手を対象とした情報発信が可能です。

BCP対策が推進できる

BCP対策とは、自然災害やテロ攻撃などの緊急事態が発生した場合に、事業への影響を最小限に抑えるための事業継続計画を指します。クラウド上にデータを保管できるMicrosoft 365は、BCP対策としても有効です。

Microsoft 365の導入には2パターンある

Microsoft 365の導入方法は、Microsoftの公式サイトから直接申し込む方法と、ベンダー（販売会社）を経由して契約する方法の2パターンあります。Microsoftの公式サイトから申し込む場合は、まずプランを選択し、「今すぐ購入」から手続きをおこなってください。手続きが済むと、すぐに利用を開始できます。

ベンダー経由で申し込む場合は、利用開始までに数日〜数週間かかる場合がほとんどです。しかし、ベンダー経由のほうが決済方法やサポート体制が充実しているので、重視するポイントを洗い出したうえでベストな申し込み方法を選択しましょう。

まとめ

業務効率化を図りたい企業におすすめのMicrosoft 365は、基本のOfficeアプリをはじめとするさまざまなアプリを備えています。それらのアプリを連携させて活用すれば、Web会議やリモートワークの効率が上がるほか、円滑な情報共有も実現可能です。また、Microsoft Teamsのようなアプリを活用することで、メンバーとのコミュニケーションを強化できたり、会議の活性化を図れたりと、さまざまな効果が期待できるでしょう。

Microsoft 365を提供しているオプテージは、これまでのMicrosoft 365提供の実績によってマイクロソフトソリューションパートナーの認定を受けています。ライセンスの販売だけでなく、導入から導入後のサポートまでトータルでサポートし、さらには導入に必要な各種構築作業や導入・移行作業のサポートも可能です。

オプテージが提供するMicrosoft 365 with OPTAGEについて、詳しくはこちらをご確認ください。

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