PBXとは？基礎知識と自社に合う選び方

PBXとは

• PBX（Private Branch Exchange）とは、企業の電話システムを管理する交換機器です。外線と内線の接続や、内線同士の接続を管理しています。1本の電話回線を複数の電話機で共有するため、着信の振り分けや自動転送が可能になります。
  
  従来型のPBXはオフィスに専用機器を設置する必要がありますが、現在は既存サーバにソフトウェアをインストールするタイプのIP-PBXや、専用機器が不要なクラウドPBXも普及しています。なお、IP-PBXにも専用機器を設置するタイプもあります。これらのインターネット技術を活用したPBXでは、従来型のPBXでは困難であったスマートフォンやタブレット、パソコンからの通話機能も利用可能です。
  
  従来型のPBXは、電話回線を利用するため通話品質が比較的安定している利点があります。一方、IP-PBXやクラウドPBXは導入コストを抑えられることが多く、機能の拡張や変更が容易で、リモートワークにも対応しやすいという利点があります。

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PBXの主な機能

PBXには基本的な通話機能から高度な通話制御まで、さまざまな機能が搭載されています。ここではPBXの代表的な機能と、それぞれがどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

発着信の制御

発着信の制御機能とは、契約している電話回線の親番号に複数の子番号を紐づけて個別の発着信を管理する機能です。

通常、PBXに接続されたすべての電話機は同一の番号で通信することになりますが、発着信の制御機能を活用することで、メインとなる外線番号に紐づけられた各部門専用の番号を設定できます。発信時には部門専用番号で発信可能で、着信時は番号に応じて各部門に着信が届きます。

例えば、営業部には営業専用番号、お客様窓口には相談専用番号を設定するなど、組織の構造に合わせた番号を割り当てられます。外部からの問い合わせが直接担当部署に届くため、業務の円滑化が図れます。

内線電話

内線電話は、社内の電話機同士で直接通信を行う仕組みです。外部の電話網を使用しないため、通話料は発生しません。また、スマートフォンを内線端末として設定している場合も同様に、内線化された端末同士になるので通話料はかかりません。

複数の事業所を持つ企業では、PBXにより地理的に離れた場所にいる社員同士でも無料の内線通話が可能です。企業の月々の電話代を圧縮することができ、特に頻繁に社内連絡を行う組織では大幅なコスト削減効果が期待できます。

転送機能

転送機能は、外部からの着信を適切な担当者の電話機へ転送する機能です。取引先からの問い合わせを直接担当者につないだり、不在時には代理の電話機に自動で転送したりできます。

PBXには多様な転送機能が備わっており、転送のタイミングや方法によって大きく「自動転送」と「手動転送」に分けられます。主な転送機能は以下のとおりです。

パーク保留

パーク保留は、保留中の通話をPBXネットワーク内のどの電話機からでも引き継ぎ可能にする機能です。従来の保留機能では、最初に応答した電話機のみが保留状態を管理するため、担当者へつなぐには転送操作が必要でした。しかし、パーク保留では保留された通話がPBXに接続された端末で共有され、接続されているすべての電話機から応答できるようになります。

パーク保留は、どの担当者が対応すべきかすぐに判断できない場面で特に有効です。外線を受けた社員がパーク保留にして問い合わせ内容を社内に声をかければ、対応可能な社員が自席から通話を受け取れます。 どの社員でも簡単に保留中の通話を引き継げる利便性の高い機能です。

自社に最適なPBXを選ぶポイント

自社に最適なPBXを選ぶには、複数の観点から総合的に検討する必要があります。ここでは、PBX選定時に押さえておくべき4つの重要なポイントについて、具体的な判断基準とともに詳しく解説します。

機能

自社の業務実態や導入目的を踏まえ、必要な機能や性能要件を導入検討の初期段階で明確にしておくことが大切です。以下の表では、企業の主なニーズに応じて最適なPBXの種類を示しています。

コスト

多くの企業がコスト削減を目的としてPBXを導入するため、初期投資だけでなく運用期間中の維持費用も含めた総合的な費用計算が不可欠です。導入時の費用が安価でも、運用時に高額な維持費用が発生すれば、期待していた経費削減効果を得られない場合があります。

以下では、PBX導入にかかる初期費用、通信費、運用費用について詳しく解説します。

初期費用

初期費用は各PBXで大きく異なります。レガシーPBXは交換機器の購入や電話線の配線工事が必要なため、高額になる傾向があります。IP-PBXは専用装置またはソフトウェアの導入費に加えて社内LAN環境の構築費がかかります。

一方、クラウドPBXは物理的な機器が不要なため、初期費用を抑えやすいのが特徴です。ただし、システムの初期設定費が発生する場合があります。

なお、光回線を未導入の場合で、光電話を利用するためには、PBXの種類に関わらず新規契約時の光回線の開通工事費が発生します。クラウドPBXでは、既存環境や利用用途によって初期費用は変わります。例えば、クラウドPBXでスマートフォンのみを使用する場合は新たな回線工事費用は不要です。

通信費

通信費の体系は各PBXで異なります。レガシーPBXは従来の電話回線料金で距離課金が基本となり、遠距離通話ほど高額になります。IP-PBXとクラウドPBXはインターネット回線を活用するため距離に関係なく一律料金が適用され、国際通話も大幅に安価です。特にクラウドPBXではスマートフォンを内線化できるため、社外での通話コストも抑制できます。ただし、クラウドPBXのサービスによっては利用量に応じた従量課金であるケースがあります。

運用費用

レガシーPBXとIP-PBXは共通して、システム保守を行う人的費用やメンテナンス料、設備更新費が継続的に発生します。一方、クラウドPBXは自社での保守管理が不要で月額基本料金が中心となり、通話録音機能などのオプション機能は別途料金で利用できます。

設置環境

PBXの導入を検討する際は、自社のオフィス環境や既存インフラに適合するかを事前に確認することが大切です。各PBXによって必要な回線環境や導入要件が異なります。以下の導入要件を参考に自社の状況と照らしあわせて検討しましょう。

セキュリティ

PBXの種類によってセキュリティリスクとセキュリティ対策の範囲が異なるため、自社の管理体制に合わせた選択が重要です。レガシーPBXはインターネットに接続しないため、外部攻撃のリスクが比較的低いといえるでしょう。一方、IP-PBXやクラウドPBXはインターネットを使用するため、通話データや顧客情報の漏えいリスクがあります。

オンプレミス型IP-PBXはシステムを自社で運用するため、ファイアウォールの設定やアクセス制御など、すべてのセキュリティ対策を自社で管理する必要があります。一方、クラウドPBXはシステムがベンダーのサーバ上で運用されることから、ベンダーのセキュリティ対策に依存することになり、信頼できる提供会社の選定が重要です。