ペーパーレス化はどう進める？メリットや役立つツールを紹介

ペーパーレス化とは

ビジネスにおけるペーパーレス化とは、紙媒体の文書を電子化してデータとして活用・保存することで、紙の使用量を削減することです。ビジネスの枠にとらわれず広い意味で考える場合には、紙媒体の本・雑誌の電子書籍化や、紙媒体で運用していたチケットを電子発行に切り替える取り組みなどもペーパーレス化に含まれます。

なぜペーパーレス化が必要なのか

ビジネスにおけるペーパーレス化は、コストの削減や業務の効率化につながるため、企業にとって大きなメリットがあります。主なメリットについては、後ほど詳しく説明します。

また、ペーパーレス化は単に企業が自主的に取り組むものではなく、政府主導のもと、国家単位で推進されているものです。そのため、ペーパーレス化の推進のための法整備も進められています。

例えば、1998年施行の電子帳簿保存法は、2021年に「電子データで受領した帳票類は電子データのまま保存することが原則」と改正されました。さらに2004年には、商法や税法で保管が義務付けられている文書の電子保存を認めるe-文書法も施行されるなど、ペーパーレス化を進めやすい環境の整備が進められています。

ペーパーレス化の対象となる文書

企業でペーパーレス化の対象となる文書の代表例は、以下のとおりです。

提案書や契約書などのビジネス文書
会議資料
社内回覧物
パンフレット・カタログ・チラシ類

社内向けのものに留まらず、社外向けの文書もペーパーレス化が可能です。文章の持ち運びや郵送が不要になり、掲載内容のアップデートも容易になることで情報が最新の状態に保たれやすく、文書の受け取り手の利便性も高まります。

ペーパーレス化の対象外となる文書

政府によって推進されているからといって、全ての文書がペーパーレス化できるとは限りません。例えば、以下のようなものはペーパーレス化の対象外となります。

緊急時に即座に閲覧する必要がある文書（船舶に備え付ける手引書など）
現物を保有していることで効力を発揮する文書（免許証や許可証など）

上記に加えて、電子帳簿保存法の保存要件にも注意が必要です。

電子帳簿保存法では、真実性と可視性を確保するために「タイムスタンプの付与」や「すみやかに出力できること」などの細かい要件を定めています。それらの要件を満たすことが難しい場合は、紙媒体での保存が必要です。

ペーパーレス化の現状

2023年2月にペーパーロジック株式会社が発表した『「ペーパーレス化に伴う2023年度予算」に関する調査』^※によると、東京に本社を置く52.4%の企業が「2022年の1年間にペーパーレス化を推進した」と回答しています。このことから、すでに多くの企業がペーパーレス化への第一歩を踏み出していることがわかります。

一方で、見方を変えると「国を挙げてペーパーレス化を推奨しているにもかかわらず、まだ半数近くの企業は着手に至っていない」というのも事実です。次章にて、その背景を詳しく解説します。

(※)出典：ペーパーロジック株式会社『「ペーパーレス化に伴う2023年度予算」に関する調査』
ペーパーロジック株式会社

ペーパーレス化を推進するポイント

円滑にペーパーレス化を進めるためには、導入前からしっかりとプランを立てておく必要があります。ここで、ペーパーレス化を推進する際のポイントを確認しておきましょう。

自社のペーパーレス化の目標・ゴールを明確にする

まずは、ペーパーレス化によって自社が何を目指すのかを決めましょう。コストの削減や顧客満足度の向上、業務の効率化といったような目標やゴールを明確にしておきます。

あとで効果を測定することを考えると、ここで数値化した目標を設定しておくのがおすすめです。具体的な数値を掲げることで、進捗や達成率も把握しやすくなります。

ペーパーレス化の対象範囲を洗い出し、まずは部分的に始める

続いて、設定した目標やゴールまでの道のりを明確にするために、自社の現状を把握します。社内には紙文書がどのくらいあり、どのくらい利用しているのか、といったことを確認していきましょう。

何から手をつけるべきか迷う場合には、やりやすいところから部分的に始めるのがおすすめです。まずは小さく始めて、徐々に拡大していくとよいでしょう。

ITシステム・ツールを活用する

スムーズにペーパーレス化を進めるためには、ITシステム・ツールの活用は避けて通れないでしょう。

システム・ツールを選ぶ際にはどうしても機能が豊富なものに目が行きがちですが、ペーパーレス化の目的や文書の用途から選ぶのがおすすめです。また、セキュリティ対策の機能を十分に備えているか、サポートは充実しているかといった点にも注目しましょう。

それぞれの目的や用途別に適するシステム・ツールは、次の章にて紹介します。

ペーパーレス化に役立つサービス

最後に、ペーパーレス化に役立つサービスを紹介します。

【Microsoft 365】
Microsoft 365は、Microsoft社が提供するソリューションパッケージです。Microsoft 365 / Office 365があれば、従業員はどこからでも、オフィスにいるときと同じように業務を行えます。例えば、オンラインによる音声・ビデオ会議、ファイル共有、情報・文書の一元化などが可能です。

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まとめ

◎製品名、会社名等は、各社の商標または登録商標です。