【クラウド】SaaS（サース）とは？代表例や導入のメリットを解説

SaaSとは？

SaaSとは「Software as a Service」の略で、サービス提供事業者から提供されるソフトウエアを、インターネット上で利用できるクラウドサービスの一つです。読み方は「サース」または「サーズ」で、利用の際に月額や年額が設定されているものや、無料のサービスもあります。

SaaS登場以前のソフトウエアサービスはCD-ROMなどでライセンス販売され、購入者がソフトをインストールし利用していましたが、SaaSの登場によりオンラインサービスとして利用できるようになり、CD-ROMからのインストールが不要になりました。

SaaSでよく利用されるソフトウエアの具体例としては、オンライン会議ツールやチャットツール、グループウエアなどが挙げられます。

SaaSはクラウドサービスの一種

クラウドサービスは、インターネットを経由して提供されるサービスの形態そのものを指します。SaaSはこのクラウドサービスの一つであり、ソフトウエアをインターネット経由で利用できるサービスを指すものです。

SaaSの特徴

SaaSには、インターネットを経由すればどこにいてもアクセスできる、という特徴があります。

CD-ROMを使用する場合のように特定のパソコンだけがライセンスを得て利用できる仕組みとは異なり、契約したアカウント（利用者登録したユーザー情報・アクセス権）で利用します。そのため、外出先や在宅勤務でもアカウントにログインできれば、パソコンやタブレットなど任意のデバイスからアクセスが可能です。

SaaSの機能によっては、複数のユーザーによる同時作業も可能です。例えば、ドキュメントの編集機能があるSaaSでは、複数のユーザーが同時にファイルを閲覧したり編集したりできます。

また、ファイルはクラウド上で保存されるため、物理的なストレージに保存してファイルを共有する必要がありません。

SaaSの代表例

SaaSにはさまざまなサービスがあります。ここでは、SaaSの代表例を紹介します。

オフィススイート

オフィススイートとは、文書作成や資料作成など、事務作業で利用するようなソフトがまとまったパッケージ製品であり、日常の業務に欠かせないものとして長年にわたり広く使われています。

最近ではサブスク方式で利用できるSaaS型でも提供されており、外出先からでも使えたり、自動アップデートや自動バックアップが可能であったりと、クラウドならではのメリットがあります。

複数人で同一の文書を編集したり、アクセス権を社員にのみ設定して外部からのアクセスをブロックしたりでき、導入すれば業務効率化やセキュリティ強化などにつながる点は大きなメリットです。

代表的なオフィススイートはMicrosoft 365ですが、他にOpenOfficeやGoogle Workspace、LibreOfficeなどもあります。

Web会議システム

Web会議システムは、音声通話やビデオ通話などを利用して、社内や社外の方と手軽にコミュニケーションが取れる手段です。パソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境があれば、どこからでもWeb会議に参加できます。さらには、Web会議では相手と画面共有できるため、資料の印刷が必要ありません。

Web会議に利用できるツールには、ZoomやSkype、Google Meetなどがあります。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、社内・社外にかかわらず手軽にコミュニケーションを取れるサービスです。特定のプロジェクトに関わるメンバーをチャットグループに招待し、対象のメンバーとクローズドなやりとりができます。

メールのようにメールアドレスを入力して送信する手間が省け、やりとりの履歴も一目でわかるよう一覧化されているため、手軽にチーム内で情報を共有する際に有効なサービスです。

ビジネスチャットには、Slack、Chatwork、Microsoft Teamsなどがあります。Microsoft Teamsは、Web会議システムとしても利用されています。

グループウエア

グループウエアは、プロジェクトを遂行する際に、組織内で円滑にコミュニケーションをとるためのシステムです。

1つのSaaSでメールの送受信やプロジェクトのスケジュール管理、ファイル共有などのさまざまな機能を利用でき、1つのシステムでプロジェクト推進のために必要な機能がおおよそ網羅できます。

Google WorkspaceやMicrosoft 365などがグループウエアの代表例です。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、インターネット上で資料や画像などのデータを保存できるサービスです。

データを物理的なストレージではなく、クラウド上に保存することで、インターネット環境さえあればどこからでもデータにアクセスできます。同じプロジェクトを遂行しているメンバー同士でデータを共有する際などに便利なサービスです。

オンラインストレージの具体例としては、OneDriveやDropbox、Google Driveなどがあります。

◎「ファイル共有」の詳しい解説はこちら

スケジュール管理

SaaSのスケジュール管理システムは、チームの予定をメンバー同士で簡単に共有できるサービスです。

スケジュール管理システムに登録したスケジュールは、閲覧の権限が付与されたメンバーであれば誰でも確認できます。さらに、スケジュールの公開範囲を限定できるため、機密性が求められる業種でも安心して利用可能です。

例えば、Google カレンダーやTimeTree、TeamOnなどがスケジュール管理システムに該当します。

電子契約システム

SaaSの電子契約システムとは、契約書の作成から締結、保管などをクラウド上で行えるシステムのことです。

紙文書ではなく、電子データ化された契約書に電子署名とタイムスタンプを付与し、契約をスムーズに締結できます。タイムスタンプは、「電子データ化された契約書が存在しており、改ざんされていないこと」を証明するためのものです。

大企業や中小企業だけでなく、個人事業主が契約の際に活用することもあります。

代表的な電子契約システムには、クラウドサインやGMOサインなどがあります。

会計ソフト

会計ソフトとは、経理や財務などに必要な作業を自動化したり、一括で管理したりして業務を効率化できるソフトです。SaaSの場合、インターネット環境があれば会計ソフトを利用できるため、社内はもちろんテレワークの際も活用できます。

会計に関する法律は適宜改正が行われるため、担当者は、継続的な専門知識のアップデートが不可欠です。SaaSの会計ソフトは、法改正に応じて自動でアップデートされることが多く、税法や会計基準の変更による間違いが起こりにくいという特徴もあります。また、顧問契約を結んでいる税理士や会計士とアカウントを連携し、内容を共有できる点も大きな魅力です。

よく知られた会計ソフトには、マネーフォワード クラウド会計や、freee会計、弥生会計オンラインなどがあります。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、決裁者に承認を得るための作業を電子化し、申請・承認・決裁の一連のフローをクラウド上で完結するためのシステムです。

初期費用無料のサービスが多く、導入コストを抑えられる点や、インターネット環境があればすぐに利用開始できる手軽さが魅力です。さらには、自動でアップデートが行われるため、管理にかかる手間やコストが抑えられます。

クラウド型のワークフローシステムを利用すれば、サービス提供会社のサーバにデータが保管され、災害によってデータが失われるリスク回避できます。

X-point Cloudやジョブカンワークフローなどが、ワークフローシステムの代表例です。

SaaS導入時のポイント

SaaSを導入する際のポイントは以下のとおりです。

導入目的を明確にする
必要な機能を洗い出す
セキュリティ体制を確認する
コストパフォーマンスを検討する
安心して利用できる体制を整える

この章では、それぞれのポイントについて、解説します。

導入目的を明確にする

SaaS導入の目的が明確でなければ、「どのような機能を持つサービスを選ぶべきか」の判断を誤り、業務を効率化できない恐れがあります。

「作業時間の短縮」や「法令対応」、「テレワークの推進」など目的を具体化し、SaaS導入後のビジョンを明確にした上で社内全体への周知を行えば、期待した結果に結びつくでしょう。

必要な機能を洗い出す

自社に最適なSaaSを選択するには、必要な機能の洗い出しが有効です。

自社の目的や課題、業務プロセスの整理などを行うとともに、無駄な手作業やヒューマンエラーの多い工程を特定することで、自社に必要な機能が見えてきます。

また、ブレインストーミングやワークショップなどで多くの社員と交流し、現場で必要とされている機能やシステムをヒアリングすることも有効です。

セキュリティ体制を確認する

SaaS型ソフトウエアはサービス提供事業者がセキュリティ管理を実行しているため、「セキュリティをより強固にしたい」と考えても、利用者側では実現できません。セキュリティ対策が不十分なSaaSを利用すると、情報漏えいなどによって、自社だけでなく取引先や顧客にまで影響が出る可能性があります。

SaaS型ソフトウエアを利用する際は、提供事業者が実施しているセキュリティ対策について、よく確認することが大切です。SaaS提供事業者のホームページを確認したり、利用者の声や、過去にセキュリティ関連の事故がなかったかどうかを調べたりしてみましょう。

また、SaaSを利用する際には、ユーザー側の過失による情報漏えいのリスクにも注意が必要です。ケースとしては、アクセス権限の設定を間違えて第三者がアクセスできる状態になっている、ID・パスワードの管理を怠ってID情報が漏えいしてしまい不正に閲覧される、などが懸念されるでしょう。

サービスを利用する従業員全員がセキュリティに関する共通意識を持てるよう、利用マニュアルの制定がおすすめです。

コストパフォーマンスを検討する

SaaSはサービスによってさまざまなプランや価格が設定されており、自社の予算をふまえ、価格を比較する必要があります。

無料トライアルを設けているサービスもあるため、上手に活用してコストパフォーマンスの良し悪しを判断してみましょう。

また、自社の予算と、必要な機能にマッチしたSaaSを確実に選びたい場合は、導入コンサルタントやITコンサルタントに相談するのもおすすめです。

安定して利用できる体制を整える

SaaSを快適に利用するには、サービス提供事業者の充実したサポート体制と、安定した通信環境の整備が鍵です。SaaSの不具合でサービスが利用できなくなったり、使い方がわからなかったりすると、業務に支障をきたす恐れがあります。

業務を円滑に進めるためには、迅速なサポートを受けられるSaaSを選ぶのがおすすめです。24時間対応のチャットサポートが設置されている、電話による問い合わせ窓口が用意されているなど、サポート体制について確認してみてください。

また、業務をスムーズに遂行するためには、安定した通信環境も重要です。例えば、Web会議を行うためには、約10～30Mbpsの通信速度（目安）が必要です。通信ネットワークに不安がある場合は、以下の記事を参考に通信速度の改善を目指してみてください。

◎「通信速度が遅くなる原因と対処法」の詳しい解説はこちら

なお、ネットワーク障害によってインターネットに接続できなくなるとSaaSも利用できなくなるため、事前にネットワーク障害への対策を講じておく必要もあります。ネットワーク障害への備えとして、予備回線の契約がおすすめです。例えば、今お使いの回線とは別に関西の法人さま向け光回線「オフィスeo光」を予備の回線として運用いただければ、今お使いの回線に障害が起こって通信できなくなっても、オフィスeo光が利用できます。

「オフィスeo光」を活用した
リスク軽減方法についてはこちら

まとめ

◎製品名、会社名等は、各社の商標または登録商標です。