【中小企業向け】経費削減のアイデアや進めるポイントを紹介！

中小企業におすすめの経費削減アイデア

間違った経費削減の施策は、企業にとって悪影響をもたらす恐れがあります。そのため「どこから手をつけたら良いか悩んでいる」「もっと削減していきたいが、他に見直すべき項目が分からない」という担当者も少なくないでしょう。

ここからは、中小企業が取り入れやすい6つの経費削減について紹介します。企業の利益率の向上、そして発展のため、ぜひご検討ください。

オフィス費用の削減

オフィス費用の削減は長期的な経費削減につながるため、積極的に見直したい項目です。

オフィス費用とは、オフィス環境を整えるための費用を指します。オフィスの賃料や、清掃などのメンテナンス費、備品類、コピー機などのリース料、社用車などを見直し、今活用できていないもの＝無駄なものがないかを整理します。

なお、オフィス費用には通信費も含みます。通信費が高額であると感じる場合、契約プランや、契約している通信事業者そのものを見直すことも有効です。

これらオフィス費用の包括的な削減を目指せる手段の一つが、テレワークシステムの導入です。テレワークによって従業員の出社を減らせれば、オフィススペースや交通費、光熱費、備品費の削減につながるでしょう。

テレワークを推進するためには、自社に適したネットワーク環境が必要であるため、通信環境の見直しとテレワーク導入をセットで検討するのがおすすめです。

水道光熱費（エネルギーコスト）の見直し

水道光熱費とは、電気料金・ガス料金・水道料金を指します。

企業における水道光熱費の大半を占めるのは電気料金といわれているため、電気料金の削減は、経費削減に大きな効果をもたらすでしょう。

取り入れやすい対策としては、クールビズやウォームビズの導入・期間延長、パソコンの省エネ設定の推奨などが挙げられます。また、LED照明の導入や、空調関連では窓やドアなどの隙間への断熱テープ・断熱材の適用も有効です。

また、電気料金を抑えるために、オフィスのIoT化を少しずつ取り入れるのもおすすめです。手動で行っていたエアコンの温度設定を自動化して効率的に稼働させたり、人がいるときだけ照明がつくようにしたりすれば、消し忘れ・使いすぎを防げます。

消耗品費の見直し

事務用品や文房具類、ペーパータオルなどの衛生用品といった消耗品も、本当に必要な分だけがストックされているのかを見直します。

記事冒頭で「経費削減と似た言葉の「節減」は、細かな費用の発生を抑えることを指す」と述べましたが、消耗品の使いすぎを抑えるのが節減であり、経費削減は、そもそも不要な消耗品を置かない・不必要に大量の消耗品をストックしないことを指します。

従業員の人数や業務内容から消耗品の数を見直し、不要な在庫はなくしましょう。購入方法についても、法人向けのショップでまとめ買いし、1つあたりの単価を安く購入するようルール化すれば、長期的にみて経費を抑えることにつながります。

ペーパーレス化の促進

ペーパーレス化できる書類の例としては、請求書、契約書、給与明細、議事録、マニュアルなどが挙げられます。

紙で保管している書類を電子化＝ペーパーレス化することで、用紙にかかる費用や、書類をファイリングする事務用品代などのコストを抑えることができます。プリンターやコピー機で使用するトナー・インク代も節減され、プリンターのリース費やメンテナンス費も削減できるでしょう。

さらに、紙の書類を保管するスペースが削減できれば、オフィス規模を縮小できます。また、資料共有を紙媒体から電子媒体に切り替えることはテレワークの推進にもつながるため、オフィスの賃料の軽減が期待できます。

そのほか、書類を保管する人的リソースの削減、書類の郵送や配布にかかるコストの削減など、ペーパーレス化によってさまざまな領域での経費削減が見込めるでしょう。

◎「ペーパーレス化」の詳しい解説はこちら

各種システムの導入

経費削減のため、業務効率化を目的としたシステムを導入することも一案です。

例えば「経費精算システム」で清算申請書の作成や承認者の承認などの業務を効率化したり、「ワークフロー管理システム」で業務管理を最適化したりと、あらゆる業務でシステムの導入が検討できます。これにより、それらのフローに割かれていた人的リソースが削減できるでしょう。

その他、分析業務やデータ判断を行っている場合は「データ分析システム」を導入することで、これまで人の手で行っていた分析業務や分析結果の可視化といった作業を効率化し、人件費を抑えることにつながります。

各システムの導入費用や運用コストなどを抑えるには、クラウドサービスを活用するのがおすすめです。どのようなシステムをどのような形態で導入するかにもよりますが、クラウド型ならソフトウエアの購入が不要で、運用・保守もサービス提供元企業が実施してくれるため、導入費用や運用にかかる人件費の削減が期待できます。

◎「SaaS（クラウドサービス）」の詳しい解説はこちら

アウトソーシングを利用する

業務の一部を外注化することは、人件費の削減、そして生産性の向上につながります。

アウトソーシングの一例として、データ入力など単純な作業も多く抱える経理部門の業務は、外注化に適した業務の代表です。また、給与計算や福利厚生管理といった人事・労務、コールセンターやチャットサポートなどのカスタマーサポート業務、スポット広告や市場調査のマーケティング分野なども、外注によって効率化できる可能性があります。

このように、アウトソーシングの活用は従業員の業務負担を減らすことにつながり、人件費の一部を削減できます。さらには、専門の会社に任せることで作業効率や品質の向上も見込めるでしょう。社員の再配置を検討できるきっかけにもなるため、さらなる戦略的な人員活用にも寄与します。