オフィス移転で電話移設が決まったら。ポイントや流れを確認

オフィス移転にて電話を移設する際の確認事項

はじめに、オフィスの移転に伴い電話を移設することが決まった際の確認事項を紹介します。
確認事項は、主に以下の6点です。

申し込みからオフィス移転までのスケジュール
現在契約中の回線事業者と電話事業者
現在使用している機器と台数
移転先のネットワーク環境やレイアウト
電話番号変更の有無
PBX（交換機）設置の必要性

それぞれ詳しく解説します。

申し込みからオフィス移転までのスケジュール

電話の移設が決まったらまず確認したいのは、「いつ工事を開始したいのか」「いつまでに電話移設を完了させたいのか」です。なぜなら、適切な手続き開始時期や工事の申し込み時期は、希望工事日から逆算することで見えてくるためです。

オフィスを移転する際には、さまざまな事業者との手続きや調整が生じます。なかでも電話回線の移設にフォーカスを当てると、回線事業者とビジネスフォン事業者双方との手続きや契約、調整が必要です。

電話移設の手続きや工事の申し込みは、希望工事日の2カ月ほど前から余裕を持って始めるのが理想とされています。そのため、まずは新オフィスの稼働日から希望工事日を割り出すところから着手するとよいでしょう。

現在契約中の回線事業者と電話事業者

電話移設の手続きを始める前に把握しておかなければならないのは、自社の現在の電話契約状況です。

電話移設工事を申し込む際には、現在契約中の事業者に問い合わせる必要があるため、事前に確認しておきましょう。事業者名と連絡先は、契約書や料金明細などに記載されています。

また、事務所の移転は企業にとって通信インフラを見直すチャンスです。移転後の通信環境や希望費用などを想定し、移転しても現在の契約を継続するのか、新規事業者と契約するのかを検討してみましょう。

現在使用している機器と台数

現在の電話契約状況に加えて、使用状況や機器の在庫も整理しておく必要があります。現在の使用数・在庫数と併せて、既存の機器のうち移転先でも使用可能なものがあるかどうかも確認しておきましょう。

既存の機器が古くなってしまっている場合は、新規機器の購入を検討するとよいかもしれません。古い機器だと、処理能力が追いついていなかったり、部品がないために余計な保守コストがかかったりするケースも考えられます。

移転先の電話利用環境やオフィスレイアウト

現状の把握ができたら、移転先での電話利用環境やオフィスのレイアウトも大まかに想定しておきましょう。

移転後にどのような電話環境を構築すればよいのかがわかれば、現状と比較して新規に購入する機器数を割り出したり、どのような契約が最適かを検討したりすることが可能です。新規の購入・契約にかかるコストや、必要な工事日数なども予測できるしょう。

事業者に相談する前に自社ニーズを明確にすることで、事業者とイメージの共有もしやすくなります。

電話番号変更の有無

「近所への移転なら、電話番号は変わらないだろう」と思っている人は多いかもしれません。しかし、NTTの電話番号はNTT収容局ごとに管理されており、移転先が近所であっても、NTTの収容局が異なれば現在の番号は使えないため注意が必要です。

特に企業が多いエリアでは、同じ町内でも2つの収容局に分かれていることがあります。また、町内に大型幹線道路が通っている場合には、幹線道路の両側で収容局が分かれるケースも少なくありません。

電話番号変更の有無は、NTTの窓口に問い合わせることで事前に把握できます。3桁番号サービス「116」にて、現在の電話番号が移転先でも利用できるかを確認することが可能です。

PBX（交換機）設置の必要性

これまでは家庭用電話機を利用していたが、事務所移転を機にビジネスフォンに変更する場合や、ボイスメールや自動応答などの機能を取り入れる場合など、PBXの設置が必要になる場合があります。

PBXとは、内外線の接続・統制を行う機器です。PBXを設置することで、1つの電話回線契約で複数の電話機が使用できるようになります。

PBXの仕様は内線電話の設置最大数によって変わるため、自社の内線電話使用人数を事前に把握しておくことが重要です。

また、電話機同様、PBXも高機能なものが登場しているため、オフィス移転を機にPBXを見直してみるのもよいでしょう。

例えば、近年主流になりつつあるのは、インターネットを介して利用する「クラウドPBX」です。クラウドPBXでは、電話回線工事や機器の設置が不要なため初期費用が抑えられます。さらに、スマホでも会社電話番号の発着信ができるなど、豊富な機能で業務効率化も図れます。

これからPBXを導入する場合は、クラウドPBXが主要な選択肢となってくるでしょう。

オフィスの移転で電話を移設する際の工事費用の目安

ここでは、オフィスの移転で電話移設工事を行う際の費用目安を紹介します。見積もり時の参考としてご活用ください。

回線事業者に支払う工事費用の目安

回線事業者に支払う工事費用は、事業者や移転先の状況などによって異なります。

NTTの場合を例に挙げると、オフィスへの訪問が不要な工事（NTT局内の工事）の場合は3,300円（税込）程度、オフィスへの訪問工事が必要な場合は22,000円（税込）程度です。訪問工事の費用には、基本工事費とPBXの工事費、屋内配線工事費が含まれます。

ビジネスフォン事業者に支払う主な工事費用項目

ビジネスフォン事業者に支払う電話工事の費用には、以下のような項目があります。

人件費（派遣費）
PBX設置費
電話機設置費
屋内配線費
FAX接続費
諸経費

電話工事の総額は4万円からといわれていますが、事業者によって個別見積もりが実施されるため、あくまでも目安の金額と捉えておくとよいでしょう。

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まとめ

◎製品名、会社名等は、各社の商標または登録商標です。