事務所開設に必要なものや設備は？スケジュールも紹介

事務所を開設するためにすべきこと

企業が新事務所を開設するにあたって必要な準備は、主に以下の6点です。

事務所の規模を決める
資金調達
各種書類の準備
各種工事の手配
通信環境の整備
オフィス用品・備品の準備

それぞれ詳しく解説します。

事務所の規模を決める

まずは、事務所の用途や入居人数から事務所の規模を決めます。ここで着目したいのは、「フィジカルディスタンス」です。

フィジカルディスタンスとは「人同士が物理的な距離を取る」という意味の言葉で、飛沫感染の防止に有効なものです。厚生労働省からは、フィジカルディスタンスの確保には2メートル以上（最低1メートル）の間隔確保が推奨されています。

つまり、フィジカルディスタンスを確保する場合は、通路幅や机間の距離に余裕を持たせた設計が求められます。入居する従業員数だけでなく、フィジカルディスタンスも考慮しつつ、必要面積を算出しましょう。

算出した必要面積に加え、利便性や賃料とのバランスといった、立地やコストなどの条件をふまえてオフィスを検討します。

また、これから会社を立ち上げる場合は、事務所の規模を決める前に、事業やサービスの内容・方針、法人としての屋号/社名/事務所名などの基本情報を決定しておくことも重要です。

資金調達

「資金調達」というと、「会社を立ち上げるためのプロセス」といったイメージが強いかもしれません。しかし、2拠点目以降であっても、「事務所を開設する」ためにかかる費用は生じます。

業種によっても異なるものの、安心して事業を継続するためには、3〜6カ月分ほどの資金を確保しておくとよいといわれています。新事務所を開設するにあたり、自己資金を用意するのか、融資を利用するのかを検討しておきましょう。

融資は、民間金融機関だけでなく、日本政策金融公庫や各市区町村など公的機関でも実施しています。公的機関の補助金や助成金が利用できる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

各種書類の準備

事務所の開設にあたっては、「物件契約に必要な書類」と「公的機関へ提出する申請書・届出」の準備が必要です。それぞれに必要な書類や手続きを一部紹介します。

自社ビルやレンタルオフィスなど事務所物件の形態はさまざまですが、ここでは、賃貸物件を例に紹介します。事務所の賃貸契約時に求められる主な書類は、以下の4点です。

会社謄本
印鑑証明書
連帯保証人の住民票
連帯保証人の印鑑証明書

続いて、物件形態によらず、事務所を開設する際に必要な公的機関への申請・届出は以下の2点です。

登記の申請（株式会社本店移転登記申請書など）
税金・保険関連の申請（給与支払事務所等の開設届出書など）

これから会社を立ち上げる場合には、上記の申請・届出に加え、会社設立のための書類も準備しましょう。以下必要となる、主な書類を3点紹介します。

法人設立届出書
青色申告承認申請書
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書（給与を支払う従業員が常時10人未満であり、源泉徴収した所得税および復興特別所得税を年2回にまとめて納付する特例を受ける場合）

書類や手続きごとにそれぞれの規定があるため、会社の状況に合わせ、事前に必要書類の確認をしましょう。

各種工事の手配

事務所の開設にあたっては、主に以下の工事が必要です。手配漏れが起こらないよう注意しておきましょう。

【消防工事】
消火/警報/避難/消防活動用の設備設置工事
(注)上記設備の設置は、消防法によって義務づけられています。

【電気工事】
電気コンセントやスイッチの新設・移動工事
照明器具の設置工事　など

【内装工事】
床・壁・天井の仕上げ工事
パーテーション工事　など

【空調工事】
冷暖房設備の設置工事
湿度/臭気/騒音を管理する設備の設置や工事
空気清浄システムの導入工事　など

【水回り工事】
トイレや給湯室などの給排水工事

【防犯工事】
防犯カメラやロック設備などの設置工事

通信環境の整備

電話やインターネット環境は、多くの企業にとって重要なインフラといえるでしょう。ビジネスの機会損失を防ぐためにも、入居までの環境整備が求められます。

通信環境の整備にかかる工事には時間を要するため、事務所開設の2カ月前には工事を依頼しておくようにしましょう。

インターネット環境の整備には、回線事業者との契約のほか、ルータなどのネットワーク機器類の整備、社内ネットワークの構築が必要です。社内ネットワーク構築方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

オフィス用品・備品の準備

事務所で実施する業務に合わせて必要なオフィス家具や用品、備品を準備します。

一般的なアイテムには、以下のようなものが挙げられます。

【オフィス家具】
デスク
椅子
ロッカー
書類棚　など

【事務用品・備品】
パソコンおよび周辺機器
電話機
筆記用具
ごみ箱
シュレッダー
時計
傘立て　　など

また、なかには印鑑や名刺、看板などのように自社にあわせてオーダーすべきアイテムもあります。オーダーアイテムは、事務所の開設日から逆算して早めに発注しておくようにしましょう。

事務所の開設にあたって工事が必要なIT設備

この章では、事務所の開設にあたって必要なIT関連の設備のうち、工事を要するものを紹介します。

先にも触れましたが、IT設備の工事には時間がかかります。ここで必要な準備をあらかじめ把握しておき、優先的に取りかかるよう意識しましょう。

ビジネスフォン

電話を社内外との主な連絡手段としている企業も多いでしょう。連絡が取れない時間が長引くほど機会損失のリスクが高まるため、ビジネスフォン工事は事務所開設日までに必ず整備しておきたいところです。

事務所の開設日が決まったら、回線事業者やビジネスフォン事業者に連絡し、利用するサービスなどを検討・調整しましょう。事務所レイアウトの検討時に、併せてビジネスフォン関連の配置・配線も決めておくのがおすすめです。

事業者やサービス内容が決まり次第、着工日を話し合い、決定します。

インターネット・社内ネットワーク

現代のビジネスシーンにおいて、インターネット環境や社内ネットワークも、電話と並んで早めに開通させたい重要なインフラ設備であるといってよいでしょう。ビジネスフォンの配置・配線と同様、事務所レイアウトの検討時に、併せてパソコンやネットワーク機器の位置を検討しておくのがおすすめです。

社内でWi-Fiを利用する場合は、インターネットの工事と同時にWi-Fiルータの設置や設定も行います。電話とインターネット回線をまとめて提供するサービスを活用すれば、導入計画もよりスムーズに進められるでしょう。

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まとめ