時代に応えるソリューション/検討〜導入まで、深謀遠慮 #02 RPA導入時の壁を打破する秘訣、ご存知ですか?

デジタル・トランスフォーメーション、いわゆるDX、デジタル技術を
活用した働き方改革が注目されています。
なかでもホワイトカラーの新しい働き方を強力に推進するのが
RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)です。
人の何倍ものスピードで、なおかつ人のようにミスなどすることなく仕事をこなし、
疲れ知らずのロボット。まさに理想的なツールですが、
万能のロボットではありません。その導入に際しては細心の注意が必要です。

Q1業務プロセスの効率向上は至上課題 RPAが仕事の流れを大きく変える

RPAとは、人がパソコンで行っている単純作業を、コンピューター上で作動するソフトウェアロボットに代行させること。デジタル労働者とも呼ばれるRPA導入の狙いは大きく次の3つ、「業務効率化」、「労働時間の削減」、「少子高齢化に伴う労働人口減少対策」です。例えば複数データの集計や、特定のWebサイトを巡回し結果を入力してリスト化するといった単純作業はロボットが得意とするところ。ロボットは高速かつ正確に作業し、24時間365日休まずに働き続けてくれます。ルーティンワークをロボットに補完・代行させれば、業務効率を大幅に改善できます。

単純作業をロボットに任せれば、それだけ人の労働時間を減らせます。残業時間が少なくなればコスト削減につながるだけでなく、空いた時間を活用して人は人にしかできない創造的な活動に集中できるようになります。労働人口減少に伴う今後の人手不足を考えても、ロボットの活用は必須のテーマです。

今後、RPAを導入できる企業と導入できない企業の間で、業務の効率化はもちろんコスト削減にも大きな差がつく可能性があります。ホワイトカラーの働き方改革の切り札として期待されるRPAは今、経営トップも注目するところ。しかし、「我が社もRPA化の波に乗り遅れないように」と指示が出されて検討を始めるものの、いざ導入しようとすると、現場からの思わぬ抵抗にあったり、急いで導入したために期待した成果を出せなかったりするケースもあるようです。

RPAをスムーズに導入し、仕事の流れを変えて業務効率を高めるためにはどうすればよいのでしょうか。

Q2 ロボットにできること・できないこと 任せる業務を正確に見極めること

RPA導入に特に適している業種や業態などはありません。規模の大小もほとんど関係なく、あらゆる業種・業態にメリットをもたらすのがRPAの優れたところです。

ただしRPAに適した業務と適さない業務ははっきりしているので、導入に際してはその見極めが重要です。適合性の高い業務は、例えば経理や総務などでの定型作業です。中でも伝票の仕分けからデータ入力や確認、登録作業などは最も適した業務です。手作業でデータ入力すれば間違う危険性がありますが、ロボットならミスをすることはありません。

経理におけるチェック作業の基本ともいえる、複数のデータベースを対象としたデータの突合処理などもロボットの得意分野です。人の目でデータを突き合わせてチェックする際に起こりがちな見落としや見誤りなども、完璧かつ瞬時に確認してくれます。もちろん、これ以外にも多くの業務において幅広くRPAは活用できます。

このようにRPAと適合性が高いのはデータを扱う業務、定常的に発生する業務、手順を明文化できる業務、承認などの必要がない業務となります。逆に不向きな仕事もあり、想定外の事態が発生する業務や例外的な処理が必要な業務、何らかの判断を必要とする業務などを任せることはできません。

導入に際しては、既存システムとの連携が必要となる場合があります。また、導入が簡単だからといって一担当者任せにしてしまうと、ロボット自体が属人化してしまい、担当者が異動や退職した場合に、誰も使いこなせなくなるおそれがあります。導入に際しては、運用ルールをしっかり固めるのが成功の秘訣です。

Q3 スモールスタートが成功の秘訣 オプテージのコンサルティングでスムーズな導入へ

トップの号令によりRPA導入が決定、業務効率化で仕事が楽になり、残業も減るのならこんなにありがたいことはない。ただし、自分たちが抱えている業務のロボット化などはおそらく不可能、既存システムとの連携もそう簡単にはいかない……。いわゆる総論賛成、各論反対、RPA導入に際してよく起こりがちな話であり、実は弊社内で導入した際にも似たようなことが起こりました。

これらさまざまな経験も踏まえ、オプテージではRPA導入に関する専門のコンサルタントがサポートする体制を整えています。確実に成果を出すため導入プロセスは順を追って進めていきます。まず現状の業務調査と分析から始めて、PoC(Proof of Concept:概念実証)により効果の見極めを行った後にスモールスタートで1次導入。確実に成果を出してから本格導入へ、そして運用保守から定着化まで支援します。

現状調査では既存業務の分類から始めて、各業務の特性把握、属人化の有無などRPAに対する適性をきめ細かく分析します。その後、まずロボットを1台導入して効果検証を行い、社内システムとの整合性も確認します。こうして成果が出る確証を得た後に、特定部門の特定業務に導入し、運用ルールやガイドラインの整備など体制を固めていきます。そして全面導入へと進み、ロボットの台数が一定規模となった時点で管理サーバを設定します。

オプテージが扱うRPAシステムは、EneRoboUiPathの2種類。いずれも実績のあるシステムとして定評があり、スモールスタートから大規模展開まで対応しています。

OPTAGEによるRPA導入ステップ OPTAGEのRPA導入イメージ

Q4 オプテージなら導入後のスケールアップもしっかりサポート

導入後の運用保守に関しては、オプテージのRPA専門サポートがきめ細かく支援します。ごく初期の初歩的な質問から運用時のトラブル対応まで、オプテージは自社でのRPA導入経験も踏まえたノウハウの蓄積があり、対応は万全です。

導入拡大には主にSEが対応します。定例会方式でお客さまを定期的に訪問して打ち合わせなどを行うほか、現場に一定期間常駐して対応させていただくこともあります。もちろん必要に応じて専門のコンサルタントもサポートします。

システムのクラウド対応は、パブリッククラウドかプライベートクラウドのいずれかを選択。クラウドへの接続方式はEneRoboであればVPN回線、UiPathではセキュリティを確保したインターネット経由やVPN回線で利用可能です。もちろん通信キャリアのオプテージでは新たにVPN回線の提供も可能です。

さらにオプテージではRPA+αの提案も承っています。例えばAIチャットボットとの組み合わせによるコールセンター業務の自動化や、IoTにより収集される膨大なデータを正確に解析するためのデータ整理をRPAで行うなど。またRPA導入時の業務分析に携わる中で業務プロセス全体の自動化を踏まえた大規模なシステムリプレース提案や、全社的なDX展開を提案できるのもオプテージの強みです。

オプテージの「ワンストップ クロス ソリューション」は、ビジネスコンサルティングから情報システムと通信インフラの構築、さらにシステム運用までをワンストップで提供し、企業の活動を支援します。

どこが違うオプテージ?

◎記載されている会社名、システム名、製品名は
各社の登録商標または商標です。

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