時代に応えるソリューション/検討〜導入まで、深謀遠慮 #05 働き方のNew Normalへ テレワークの進化できていますか?

 新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、多くの企業で急遽テレワークが導入されました。ただ十分な準備もできないまま在宅勤務に入った企業が多く、その仕事環境についてセキュリティをはじめさまざまな問題点が指摘されています。
とはいえワークライフバランス向上などのメリットが広く認知されたテレワークは、今後の新しい働き方として定着しつつあります。
New Normalな働き方「テレワーク」、御社の運用体制は万全でしょうか?

Q1 にわかシステムに伴うセキュリティの脆弱性

とりあえず会社で使っているノートパソコンを持ち帰り、自宅で使う。このような急場しのぎの対応が、準備期間なくテレワークに突入した多くの企業で取られました。機密情報を含む各種データの入ったパソコンとはいえ、それがないと仕事ができないための緊急処置です。しかしそれでインターネット接続するとウイルス感染、さらにはデータ漏洩などのリスクを避けられません。社内からの接続であればWebフィルタリングなどで安全を確保されますが、自宅ではそれもなし。ウイルス感染したパソコンを出社時に社内ネットワークに繋ぐと、社内にウイルスが蔓延するリスクがあります。

使いやすくセキュリティも確保した堅牢なシステム

自宅にいながら、インターネット経由で会社の自席にあるパソコンをリモート操作する。この『リモートデスクトップサービス』なら、最短数日程度で導入可能です。データは従来どおり社内環境にありセキュリティを確保、リモート接続のためのシステムはクラウドで提供するので初期費用も抑えられます。アクセスについては、私用端末を利用することも可能です。
一方、今後のテレワーク定着を前提とする企業に、BCP対策としてもおすすめなのが『クラウド型VDI(バーチャルデスクトップ)サービス』です。PCデータはすべてクラウド上にあるのでセキュリティは万全、ネットワーク経由で仮想デスクトップ環境を提供します。手元に必要なのはシンクライアント端末のみ、完全なオフィスレス体制にも最適です。

クラウドVDI(バーチャルデスクトップ) クラウドVDI(バーチャルデスクトップ)

Q2 通信ネットワークの渋滞とアクセスの不自由さ

今回のにわかテレワーク導入時に、使い勝手で最も不満の声が多く上がったのが通信環境です。日本中でいわゆる“VPN渋滞”が発生し、オンライン会議での映像の乱れや会話の途切れが起こりました。その理由は明らかで、VPNの構築時には想定していなかった大量のアクセスが一気に集中したからです。在宅勤務者が多く暮らすマンションなどでは、通信回線そのものに限界があり十分な帯域を確保できないケースも見受けられました。だからといってカフェなどでフリーWi-Fiを使うのは、ウイルス対策なども不明でデータ漏洩のおそれがあるなど非常に危険です。

使いやすく快適なネットワーク環境を提供

“VPN渋滞”に対する何よりの特効薬は、VPN回線の増強です。またVPN関連装置をハイスペックなタイプに置き換えるのも、手間がかからず即効性のある対策です。
場所を選ばずセキュアなアクセスを確保するモバイル通信が『mineo(VPN-SIM)』。VPN回線(IP-VPN)を導入済みであれば、インターネットを経由せず閉域ネットワークに接続できるので安心、帯域は必要に応じで増減可能です。

mineo(VPN-SIM) mineo(VPN-SIM)

Q3 アナログなワークフローによる作業効率の低下

弊社では、今回のテレワーク導入状況や課題などについて独自にアンケート調査を実施しました。その結果、約6割のお客さまが指摘されていたのが『紙文書』問題です。実質的な仕事はほぼオンラインで完結するにもかかわらず、ハンコを押すためだけに出社するケースが多々見られました。押印や郵送など紙の書類を前提とする業務フロー、その問題点が浮き彫りとなったのです。政府による「脱ハンコ」の動きもあり、多くの企業が電子契約への移行を検討し始めています。

業務のデジタル化でワークフローをスムーズに

オフィスワークを効率化する『コラボフロー』は、導入・運用がとても容易で、機能の充実したワークフローツール。Excelで作成した帳票や申請書などを、そのままデジタルフォームに変換できます。直感的に操作できる仕様なので業務フローの設計なども簡単にでき、自社のワークフローに最適化したフォームを思い通りに作れます。必要に応じて弊社がサポートするので最短1カ月程度で導入可能、クラウド・オンプレのいずれでも提供可能です。
また契約をより速く、安全に処理するデジタル契約サービスが『クラウドサイン』。弁護士監修のもと、日本の法律に特化したシステムなので安心して使えます。契約データはクラウド上に保管され、ハンコはもとより収入印紙も不要です。契約に伴う事務処理が、従来の数分の1レベルまで短縮され、事務作業のスピード感が一変します。捺印規定や文書管理規程などの見直しは、弊社のコンサルタントがサポートします。

デジタル契約サービス「クラウドサイン」での契約締結フロー デジタル契約サービス「クラウドサイン」での契約締結フロー
どこが違うオプテージ? どこが違うオプテージ?

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