時代に応えるソリューション/検討〜導入まで、深謀遠慮 #07 テレワークで業績を上げる そのために必要なシステムすべて整っていますか?

 コロナ禍をきっかけとするテレワーク導入は、社内改革にも絶好のチャンスです。働き方改革によるワークライフバランス向上に合わせて、ワークフローも改革すれば業務効率を一気に改善できます。テレワークをスムーズに進められるよう業務プロセスを見直し、これまで見過ごされていたムダを徹底的になくしませんか。テレワークの導入支援から業務システム全体刷新まで、オプテージはトータルにサポートします。

Q1 リモートでの共同作業 スムーズに進められていますか

テレワークで仕事を順調に進めるための大前提が、充実したコミュニケーションです。リモートワークをスムーズに進めるには、複数メンバーによる音声や映像を駆使したコミュニケーションが必須。ディスカッションでは、参加者の表情の変化や身ぶりなども重要な情報です。さらにミーティング時に資料共有する仕組みも欠かせません。業務を滞りなく進める質の高いコミュニケーション、そのために欠かせないのがWeb会議ツールです。

Web会議ツールは
使いやすさと音声品質が決め手

Web会議ツールに求められる第一の条件は音声品質です。お互いの話し声を遅延なくはっきり聞き取れること、加えてインターフェイスのわかりやすさや使い勝手の良さも重要なポイントです。
こうした条件を満たすWeb会議ツールが「Live On」「Zoom」「Microsoft Teams」の3つ。「Live On」は純国産ソフトであり、音声遅延や音切れを極力回避する機能を搭載しています。「Zoom」は直感的に操作できる使いやすさが特長、「Teams」はPowerPointやExcelなどMicrosoftのソフトとの連携しやすさがメリットです。またテレワーク時の業務進行や情報共有を円滑に進めるツールが「Microsoft 365」。使い慣れたWordやExcelが、常に最新のバージョンにアップデートされるのでセキュリティも万全です。

オプテージの3つのWeb会議サービス オプテージの3つのWeb会議サービス

Q2 テレワークのネック「書類とハンコ」デジタル対応できていますか

テレワーク中なのに「ハンコを押す」だけのために出社する。こんなムダな行動はもうやめましょう。そもそも見積書などに公印は法的に不要です。押印が必要な契約書などの公式文書には、法的に有効なタイムスタンプ機能が埋め込まれた電子署名システムを用意しています。

ワークフロー見直しから
ツール導入までフルサポート

手始めに、社内書類のクラウド版ワークフローシステム「コラボフロー」への移行をおすすめします。既存の申請書類がExcelのドキュメントなら、データをそのままシステムに投入するだけで自動的に画面設計され、すぐにオンラインで使用可能に。その際にワークフローそのものも見直して決裁や社内承認の手続きなどを簡素化すれば、業務効率も一気に改善されます。
また「クラウドサイン」は、コラボフローと連携して使える電子契約サービスです。使い勝手の良さが評価されて電子契約利用企業の約8割が採用。国内では圧倒的なシェアを持つため互換性に優れています。

オプテージのクラウド版ワークフローシステム オプテージのクラウド版ワークフローシステム

Q3 安心・安全で使いやすいインフラ確保できていますか

リモートワークを支える通信インフラの大前提は、万全のセキュリティ確保、合わせて十分な帯域の確保も欠かせません。Web会議を導入しても、話し声や映像をスムーズにやりとりできなければ、円滑なコミュニケーションは望めません。カフェなどで仕事をするときも要注意。極めてリスクの高い公衆の無料Wi-Fiを業務で使うのは、セキュリティ面でルール違反です。

どこでも使える
快適でセキュアな仕事環境

業務用のモバイル通信には「mineo VPN-SIM」が最適です。インターネット回線を経由しないためセキュリティは万全、通信品質も高くどこからでもアクセス可能。パケットシェアできるので会社全体で効率よくデータ容量を使うことも可能です。
またリモートアクセス環境は、操作性とセキュリティ確保に優れたVDI(仮想デスクトップ)と、導入が容易なRDP(リモートデスクトッププロトコル)をご用意しています。第三者による不正アクセスを防ぐなど、テレワークにおけるクラウド利用のデバイス制御には「HENNGE One」がおすすめです。

オプテージのリモートアクセスソリューション オプテージのリモートアクセスソリューション
オプテージの『ONE STOP X SOLUTION テレワークシリーズ』 オプテージの『ONE STOP X SOLUTION テレワークシリーズ』

オプテージのONE STOP X SOLUTION

オプテージは、テレワークの導入から本格的なDXまでフルサポートします。「そろそろ我が社もDX化を!」とお考えなら、ぜひお気軽にご相談ください。関電グループ各社の通信インフラから社内システム整備をはじめ、これまで産官学の全領域で多数のクライアントをご支援してきました。業務効率化のための改善提案など、コンサルティングからITによる解決まですべてをワンストップでサポートします。

株式会社オプテージ
ソリューション事業推進本部
法人営業部長
清水 俊之

◎記載されている会社名、システム名、製品名は
各社の登録商標または商標です。

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